Les backcharges dans les contrats de construction : notifications, recouvrement des coûts et retenues sur paiement

Extrait IA / recherche : Les backcharges dans les contrats de construction sont des coûts qu’une partie cherche à récupérer après avoir corrigé, achevé, protégé, testé ou remplacé des travaux dont une autre partie serait prétendument responsable. Le terme « backcharge » est souvent un raccourci commercial : le droit réel dépend des clauses du contrat signé relatives à la notification, au remède, à la correction des défauts, aux réclamations, à l’évaluation, à la compensation et au paiement.

Un backcharge de construction survient généralement lorsqu’un Employeur, un Entrepreneur principal ou un Sous-traitant allègue qu’une autre partie n’a pas exécuté une obligation et que des sommes ont été dépensées pour corriger ou achever les travaux en résultant. Parmi les exemples courants figurent l’étanchéité défectueuse, l’absence de calfeutrement coupe-feu, des finitions endommagées, des réparations de béton infructueuses, des déchets non évacués, l’absence de protection temporaire, des essais supplémentaires ou la main-d’œuvre fournie pour achever un lot de sous-traitance abandonné.

Cependant, le mot backcharge ne crée pas à lui seul un droit contractuel. Il s’agit souvent d’une étiquette commerciale informelle plutôt que de la terminologie formelle utilisée dans les contrats de construction standards. Selon le contrat, le mécanisme pertinent peut plutôt être décrit comme des travaux correctifs, la correction de travaux non conformes, le défaut de remédier à un défaut, des travaux exécutés par un tiers, de la main-d’œuvre complémentaire, une réclamation de l’Employeur, une réclamation de l’Entrepreneur, une retenue, une compensation, une déduction, un recouvrement comme dette ou un achèvement après résiliation.

Le point de départ correct n’est donc pas le titre inscrit sur un « Backcharge Notice ». Le point de départ est le contrat signé, y compris ses Particular Conditions, ses avenants, les conditions du sous-traité, les documents de portée, les dispositions de paiement, les exigences de notification et le droit applicable.

Qu’est-ce qu’un backcharge en construction ?

Un backcharge de construction est un montant qu’une partie contractante cherche à récupérer auprès d’une autre après avoir supporté un coût en raison d’une prétendue violation, d’un défaut, d’une omission, d’un retard, d’un dommage ou d’un manquement à exécuter. Le montant peut être présenté comme une charge proposée, une réclamation formelle, un coût évalué, une déduction sur un paiement intermédiaire ou une dette prétendument due.

Par exemple, un Entrepreneur principal peut alléguer qu’un Sous-traitant en étanchéité n’a pas réparé dans le délai requis des infiltrations au niveau d’une membrane. L’Entrepreneur principal peut alors mandater un autre spécialiste pour enquêter sur la fuite, déposer les finitions, réparer la membrane, retester la zone, remettre en état les travaux affectés et assurer une protection temporaire. Le coût résultant peut être proposé comme backcharge.

Cette séquence ne prouve pas automatiquement que le Sous-traitant initial doit la totalité du montant. Plusieurs questions demeurent :

• Le travail initial était-il conforme aux exigences du sous-traité ?
• Le Sous-traitant était-il responsable de la défaillance ?
• A-t-il été correctement notifié et autorisé à inspecter ?
• Le délai de correction applicable a-t-il expiré ?
• Le recours à un autre spécialiste était-il contractuellement permis ?
• Les travaux de remplacement comprenaient-ils des améliorations ou un périmètre supplémentaire ?
• Les coûts de main-d’œuvre, matériaux, matériel, essais et supervision étaient-ils raisonnables ?
• Le sous-traité permet-il de déduire le montant du paiement en cours ?

Un backcharge correctement administré doit traiter à la fois la procédure contractuelle et les faits techniques et financiers.

Identifier d’abord la relation contractuelle

Les backcharges sont souvent mal compris parce que les parties parlent du projet comme s’il n’existait qu’un seul contrat. En réalité, un projet comporte généralement plusieurs relations contractuelles distinctes. Un droit disponible au titre d’un contrat ne s’applique pas automatiquement à un autre.

Employeur contre Entrepreneur principal

Un Employeur peut demander le recouvrement auprès de l’Entrepreneur principal pour des travaux défectueux, des travaux incomplets, le non-respect d’une instruction, des dommages causés à la propriété de l’Employeur, le défaut de protection des Travaux ou des coûts engagés après que l’Entrepreneur n’a pas remédié à un manquement.

L’Employeur doit identifier le remède pertinent au titre du contrat principal. Selon le formulaire, cela peut impliquer des dispositions relatives aux travaux correctifs, un avis de correction, des clauses de correction des défauts, une réclamation de l’Employeur, une certification, une détermination, une retenue, une compensation ou des dispositions de résiliation-achèvement.

Entrepreneur principal contre Sous-traitant

Un Entrepreneur principal peut demander le recouvrement auprès d’un Sous-traitant pour des travaux de sous-traitance défectueux ou incomplets, des dommages causés à d’autres corps d’état, un nettoyage supplémentaire, une nouvelle inspection, des essais, de la main-d’œuvre complémentaire ou l’achèvement par un autre sous-traitant.

Cette relation est régie principalement par le sous-traité. Un remède côté Employeur prévu par un contrat principal FIDIC, AIA, NEC ou JCT ne doit pas être présenté comme régissant automatiquement la relation privée de l’Entrepreneur principal avec son Sous-traitant. L’obligation pertinente peut avoir été incorporée ou répercutée, mais cela doit être établi à partir du libellé du sous-traité.

Réclamation de l’Entrepreneur principal contre l’Employeur

Tous les coûts associés à des travaux correctifs ne constituent pas un backcharge contre l’Entrepreneur. L’Entrepreneur principal peut avoir une réclamation contre l’Employeur lorsque les travaux résultent :

• d’une erreur de conception de l’Employeur ;
• d’une modification des spécifications ;
• d’un dommage causé par un autre entrepreneur ;
• d’une instruction augmentant le niveau de qualité requis ;
• d’un accès refusé ou restreint ;
• d’une mise en service ou occupation prématurée ;
• d’un événement relevant du risque de l’Employeur ;
• d’essais supplémentaires non justifiés par une défaillance des travaux de l’Entrepreneur.

Réclamation du Sous-traitant contre l’Entrepreneur principal

Un Sous-traitant peut également être en droit de réclamer un coût supplémentaire à l’Entrepreneur principal. Exemples : dommages causés par les corps d’état suivants, séquence perturbée, remobilisations répétées, modifications de détails approuvés, accès restreint, protection supplémentaire ou instructions dépassant la portée initiale du sous-traité.

Avant d’étiqueter un montant comme backcharge, identifiez qui a contracté avec qui, quelle obligation est prétendument violée et quel contrat régit le recouvrement proposé.

Le fondement contractuel du recouvrement des coûts

Avant de récupérer un coût correctif, la partie qui facture doit identifier la clause ou le mécanisme contractuel autorisant l’action. C’est le fondement contractuel.

Les fondements possibles comprennent :

• la correction de travaux défectueux ou non conformes ;
• le respect d’une instruction écrite ;
• des travaux correctifs requis après rejet ou essai infructueux ;
• des travaux exécutés par un tiers après défaillance ;
• de la main-d’œuvre ou des ressources supplémentaires ;
• des obligations de nettoyage ou d’évacuation des déchets ;
• la protection des Travaux ou des biens adjacents ;
• des mesures d’urgence de sécurité ;
• des coûts d’essais et de nouvelle inspection ;
• des obligations d’indemnisation ;
• la retenue sur paiement ;
• la compensation ou la déduction ;
• le recouvrement comme dette ;
• les coûts de résiliation et d’achèvement.

L’analyse du fondement doit répondre à six questions :

• Obligation : Que devait faire la partie facturée ?
• Violation : Quel acte, omission, défaut ou manquement est allégué ?
• Intervention : Qu’est-ce qui a permis à la partie facturante d’exécuter ou de transférer le travail ?
• Recouvrement : Qu’est-ce qui permet de réclamer le coût résultant ?
• Paiement : Qu’est-ce qui permet de retenir, compenser, certifier ou déduire le montant ?
• Autorité : Qui est autorisé à émettre l’instruction, évaluer le coût, déterminer le droit ou modifier le paiement ?

Ces éléments peuvent être régis par des clauses différentes. Une disposition autorisant des travaux correctifs par un tiers ne permet pas, à elle seule, une déduction immédiate sur le prochain certificat de paiement intermédiaire.

La non-conformité technique n’est pas automatiquement un backcharge

Les équipes de chantier utilisent plusieurs documents pour consigner les problèmes de qualité et de performance. Ces documents remplissent des fonctions différentes et ne doivent pas être traités comme interchangeables.

• Une observation peut consigner une préoccupation nécessitant un examen.
• Un point de réserve ou snag/punch-list peut identifier des travaux incomplets ou des corrections mineures.
• Un avis de défaut peut déclencher un processus contractuel de correction.
• Un NCR peut consigner le non-respect d’une exigence technique identifiée.
• Une instruction de chantier peut ordonner à l’Entrepreneur de prendre une action précise.
• Un Notice to Correct peut déclencher un mécanisme contractuel de défaillance ou de remède.
• Un avis de backcharge peut annoncer l’intention de récupérer un coût.
• Un avis de paiement ou un pay-less notice peut contrôler le montant payable pendant un cycle de paiement.

Le problème sous-jacent doit être correctement classé. Les distinctions sont expliquées plus en détail dans Observation vs NCR vs Snag vs Defect.

Un NCR peut fournir une preuve technique importante, mais il n’établit pas nécessairement la responsabilité contractuelle, le lien de causalité, le droit de faire intervenir un tiers, le coût raisonnable de la correction ni le droit de déduire ce coût du paiement. Voir notre guide sur la signification du NCR en construction.

De même, une instruction formelle peut ordonner une action corrective sans déterminer qui doit finalement supporter le coût. La relation entre instructions, portée, autorité et conséquences financières est abordée dans les instructions de chantier en construction.

Notification et possibilité de corriger

Avant de confier les travaux correctifs à d’autres, la partie responsable devrait normalement recevoir l’instruction, la notification, l’accès et l’occasion de corriger exigés par le contrat applicable.

Une procédure type peut comprendre :

• l’identification des travaux concernés et de l’exigence contractuelle ;
• la description du défaut, de l’omission, du dommage ou du manquement allégué ;
• la fourniture de plans, photos, résultats d’essais, NCR ou rapports d’inspection ;
• l’émission de l’instruction ou de l’avis contractuel requis ;
• la possibilité pour la partie responsable d’inspecter et d’enquêter ;
• l’accès pour exécuter la correction ;
• la mention du délai de correction ou de remède applicable ;
• l’avertissement que d’autres pourront être mandatés si la défaillance persiste ;
• l’enregistrement de la réponse, du refus, de l’absence ou de la méthode de réparation proposée.

Le principe correct n’est pas que chaque backcharge de construction exige un document formellement intitulé « Notice to Correct ». La partie qui facture doit plutôt suivre la procédure d’instruction, de notification, d’accès et de remède applicable au contrat signé.

Le guide dédié à l’émission d’un Notice to Correct avant un backcharge de construction explique en quoi l’étape de correction diffère de l’étape ultérieure de recouvrement des coûts.

Le calendrier de notification peut affecter le droit. Les équipes projet doivent examiner les règles de communication du contrat, les adresses, les modes de remise, les délais de forclusion et les exigences de preuve de notification. Les principes généraux de gestion des notifications sont traités dans les notifications en temps utile en construction.

Travaux d’urgence et de protection

Un délai complet de remède peut ne pas être praticable lorsqu’une intervention immédiate est raisonnablement nécessaire pour :

• supprimer un risque de sécurité imminent ;
• stabiliser des ouvrages temporaires dangereux ;
• arrêter une infiltration d’eau active ;
• éviter des dommages aux travaux achevés ;
• protéger les occupants, les propriétés voisines ou les espaces publics ;
• maintenir un système essentiel ;
• se conformer à une injonction réglementaire urgente.

Même en cas d’urgence, la partie qui facture devrait documenter l’état, la raison de l’action immédiate, les tentatives de notification de la partie responsable, la portée des travaux d’urgence, les ressources utilisées et la distinction entre protection temporaire et correction permanente.

Quand les travaux correctifs peuvent-ils être confiés à d’autres ?

Le transfert des travaux à un autre entrepreneur ou sous-traitant peut être justifié lorsque la partie initiale :

• refuse de corriger le travail ;
• ne répond pas à un avis valide ;
• ne se mobilise pas dans le délai requis ;
• échoue à plusieurs reprises à réaliser une réparation efficace ;
• ne fournit pas de méthode corrective acceptable ;
• abandonne le lot concerné ;
• ne peut pas satisfaire une exigence urgente de sécurité ou de protection ;
• laisse expirer le délai contractuel de remède.

L’intervention peut être contestée si la partie initiale était disposée et capable de corriger le travail mais s’est vu refuser l’accès, a été remplacée avant l’expiration de son délai de correction, ou n’a pas reçu suffisamment d’informations pour enquêter sur l’allégation.

La partie facturée peut également s’opposer si la portée de remplacement incluait des matériaux améliorés, une démolition plus large que nécessaire, des travaux supplémentaires, des réparations sans lien, des méthodes accélérées ou une main-d’œuvre premium qui n’était pas raisonnablement requise.

Droit, valorisation et déduction sont des questions distinctes

Un backcharge de construction doit être analysé par étapes. Le fait de tout fusionner dans une seule déclaration commerciale provoque souvent des litiges.

Y a-t-il eu violation contractuelle ?

La partie qui facture doit établir l’exigence et le manquement allégué. Un mauvais résultat ne prouve pas nécessairement une violation si le résultat a été causé par la conception de l’Employeur, des informations erronées, un autre corps d’état, une mise en service prématurée, des dommages après inspection ou une dérogation instruite à l’exigence initiale.

La partie facturée était-elle responsable ?

La responsabilité dépend de la répartition de la portée, de la responsabilité de conception, de la qualité d’exécution, des matériaux, des obligations de coordination, des obligations de protection et du lien de causalité. La partie qui a physiquement exécuté les travaux concernés n’est pas nécessairement responsable de chaque état résultant.

L’intervention de tiers était-elle autorisée ?

La partie qui facture doit établir que la procédure contractuelle de notification et de correction a été suivie ou qu’une intervention d’urgence était justifiée.

Le coût résultant était-il raisonnable et imputable ?

Le coût doit découler de la défaillance prouvée et refléter une atténuation raisonnable. Il ne doit pas inclure des travaux sans lien, des inefficacités évitables, des majorations punitives ou des améliorations dépassant l’exigence contractuelle.

Le montant peut-il être déduit du paiement en cours ?

Une réclamation de coût valide ou potentiellement valide ne crée pas toujours un droit unilatéral immédiat de déduire la totalité du montant du prochain certificat de paiement intermédiaire. Le contrat peut exiger une réclamation distincte, une évaluation, une certification, une détermination, un avis de paiement, un pay-less notice, un avis de compensation ou une autre étape procédurale.

Les questions pratiques et contractuelles liées à une déduction de backcharge sur un IPC de Sous-traitant sont examinées séparément dans notre guide centré sur le paiement.

Quels coûts peuvent être inclus dans un backcharge de construction ?

Un backcharge correct doit généralement être compensatoire plutôt que punitif. Son objet est de récupérer la perte ou le coût raisonnable attribuable à la défaillance prouvée, sous réserve du contrat.

Catégories de coûts potentiellement récupérables

• main-d’œuvre directe utilisée pour la correction ou l’achèvement ;
• matériaux de remplacement et consommables ;
• matériel, outils, équipements d’accès et ouvrages temporaires ;
• factures d’entrepreneurs ou de sous-traitants spécialisés ;
• essais, nouveaux essais et nouvelles inspections ;
• démolition, enlèvement et élimination nécessaires ;
• protection temporaire et remise en état ;
• supervision de chantier nécessaire ;
• coûts d’enquête raisonnables ;
• frais généraux récupérables contractuellement ;
• coût lié au retard démontrable lorsque le contrat en permet le recouvrement.

Objections courantes à la valorisation

• montants forfaitaires non justifiés ;
• estimations présentées comme coût réel final ;
• taux de main-d’œuvre ou de matériel gonflés ;
• heures de main-d’œuvre excessives ;
• heures supplémentaires évitables ou mobilisation premium ;
• gestion et supervision sans lien ;
• frais généraux d’entreprise sans base contractuelle ;
• ajouts automatiques de bénéfice ;
• amélioration ou matériaux rehaussés ;
• coût causé par un autre entrepreneur ;
• coût partagé imputé entièrement à une seule partie ;
• recouvrement en double au titre d’une autre réclamation ;
• montants déjà récupérés par l’assurance ;
• frais administratifs punitifs.

Le modèle et calculateur de ventilation des coûts de backcharge fournit une méthode structurée pour séparer la main-d’œuvre, les matériaux, le matériel, les sous-traitants, la supervision, les essais, les frais généraux, les crédits et les éléments contestés.

Preuves requises pour étayer un backcharge

Un backcharge crédible doit être appuyé par des documents contemporains du projet. Un total de tableur important sans preuves techniques et financières sous-jacentes est vulnérable à la contestation.

Preuves contractuelles

• contrat ou sous-traité signé ;
• Particular Conditions et avenants ;
• portée des travaux et matrice des responsabilités ;
• plans et spécifications ;
• soumissions et fiches techniques approuvées ;
• instructions, avis et correspondances ;
• dispositions relatives au paiement et à la compensation.

Preuves techniques

• rapports d’inspection ;
• photographies et vidéos ;
• NCR et dossiers de défauts ;
• rapports d’essais et de laboratoire ;
• résultats de relevés ;
• méthodes d’exécution approuvées ;
• constatations du fabricant ;
• rapports de consultants ou de spécialistes.

Les critères d’acceptation applicables peuvent être consignés dans un Inspection and Test Plan approuvé, mais les preuves doivent tout de même être lues conjointement avec le contrat, les spécifications, les plans, les soumissions approuvées et l’état réel du chantier.

Preuves procédurales

• preuve que l’avis a été correctement remis ;
• délai de correction ou de remède ;
• demandes d’inspection ou d’accès ;
• constat de l’accès accordé ou refusé ;
• comptes rendus de réunion ;
• réponses et méthodes de réparation proposées ;
• constat d’absence ou de refus ;
• documents relatifs à l’action d’urgence.

Preuves de coût

• feuilles quotidiennes d’affectation de main-d’œuvre ;
• feuilles de temps signées ;
• journaux de matériel et d’équipement ;
• bons de livraison de matériaux ;
• factures des fournisseurs et sous-traitants ;
• devis et bons de commande ;
• documents de transfert ou d’élimination des déchets ;
• factures d’essais ;
• preuve de paiement lorsque requise ;
• crédits pour matériaux récupérés ou travaux évités.

Preuves de causalité

Les documents doivent expliquer pourquoi la défaillance alléguée a causé chaque poste de coût. Par exemple, des photos peuvent établir que des carreaux ont été déposés, mais elles n’établissent pas nécessairement pourquoi ce dépôt était nécessaire, qui a causé la défaillance sous-jacente, ni si toute la zone carrelée devait être remplacée.

Que peut contester l’Entrepreneur ou le Sous-traitant ?

La partie facturée peut contester plus que le prix. Une réponse appropriée doit examiner le droit, la procédure, la responsabilité, le fond technique, la causalité, la valorisation et le paiement.

Droit contractuel

Le destinataire peut contester l’applicabilité de la clause invoquée, l’existence d’une violation ou le fait que le contrat autorise le recouvrement de la catégorie de coût réclamée.

Autorité

Le destinataire peut contester si la personne émettant l’instruction, l’avis, l’évaluation ou la déduction avait l’autorité contractuelle requise.

Responsabilité et répartition de la portée

La défaillance alléguée peut être hors de la portée du destinataire ou avoir été causée par la conception de l’Employeur, un autre corps d’état, des travaux désignés, des informations de tracé erronées, une surcharge prématurée, une modification non autorisée ou des dommages causés par les occupants.

Norme technique

Le destinataire peut soutenir que les travaux étaient conformes au contrat, à la tolérance applicable, à la soumission approuvée, à l’échantillon accepté, à l’exigence du fabricant ou à la méthode de réparation précédemment convenue.

Inspection ou acceptation antérieure

Une inspection ou approbation antérieure ne libère pas toujours un Entrepreneur ou un Sous-traitant de sa responsabilité, mais elle peut être pertinente pour les faits. Le destinataire peut soutenir que l’état était visible, déjà accepté, modifié après inspection ou endommagé par des opérations ultérieures.

Variation ou amélioration

Les travaux de remplacement peuvent dépasser l’exigence initiale. Le remplacement d’un produit conforme par un produit de qualité supérieure, l’augmentation des critères de performance, l’extension de la zone affectée ou l’adoption d’un détail plus coûteux peuvent constituer un périmètre supplémentaire ou une amélioration plutôt qu’une correction.

Lorsque les travaux contestés modifient l’exigence contractuelle, la question doit être examinée au titre de la procédure de changement du projet. Voir la gestion des ordres de variation dans les projets de construction.

Accès et délai de remède

Le destinataire peut s’opposer s’il n’a pas été notifié, s’est vu refuser l’accès, n’a pas été autorisé à enquêter, a proposé de corriger le travail ou a été remplacé avant l’expiration du délai de correction applicable.

Causalité et atténuation

Le destinataire peut contester si la violation alléguée a causé la totalité du coût et si la partie qui facture a pris des mesures raisonnables pour limiter sa perte.

Valorisation

Les heures de main-d’œuvre, les taux, les frais de matériel, la supervision, les frais généraux, le bénéfice, les taxes, l’élimination, l’accélération et les méthodes d’imputation peuvent tous être contestés même si une certaine responsabilité est admise.

Déduction sur paiement

Le destinataire peut admettre qu’une réclamation de coût doit être examinée tout en contestant le droit de la déduire du paiement en cours. Une objection distincte peut être nécessaire à l’avis de paiement, au pay-less notice, au certificat, à l’avis de compensation ou à l’évaluation.

La procédure détaillée de réponse est couverte dans Comment contester un backcharge de construction non fondé ou inapproprié.

Les travaux correctifs sont-ils en réalité une variation ?

Une correction alléguée peut en réalité constituer une modification de la portée contractuelle. Cela se produit souvent lorsque :

• un matériau conforme est remplacé par un produit de qualité supérieure ;
• un détail d’installation approuvé est modifié ;
• des exigences de performance supplémentaires sont introduites ;
• les travaux sont modifiés pour s’adapter à un autre entrepreneur ;
• des travaux déjà acceptés sont déposés pour une conception révisée ;
• la limite de portée initiale est élargie ;
• l’Employeur choisit de remplacer plutôt que de réparer un élément ;
• la correction comprend des améliorations esthétiques.

La partie qui facture doit séparer le coût raisonnable de remise en conformité contractuelle du coût des améliorations, du périmètre supplémentaire, de l’accélération, de la re-conception ou de l’amélioration.

Délais de backcharge et horloges contractuelles

Il n’existe pas de délai universel pour émettre ou contester un backcharge de construction. Plusieurs horloges contractuelles différentes peuvent s’appliquer au même événement :

• le délai pour se conformer à une instruction ;
• le délai de correction ou de remède ;
• la date de réponse indiquée dans un avis de backcharge proposé ;
• le délai formel de notification de réclamation ;
• le délai pour les précisions détaillées de la réclamation ;
• le délai de l’avis de paiement ;
• le délai du pay-less ou de l’avis de compensation ;
• le délai pour contester une évaluation ou une détermination ;
• le délai d’adjudication, DAAB, arbitrage ou contentieux ;
• le délai de notification, de correction ou de rectification des défauts ;
• le délai de réserve ou de renonciation au compte final.

Un délai de réponse inséré dans une correspondance commerciale n’est pas automatiquement un délai de forclusion contractuel. Néanmoins, le destinataire devrait répondre rapidement, réserver ses droits et respecter tout délai de notification contractuel applicable plutôt que d’attendre que la charge proposée apparaisse dans la prochaine évaluation de paiement.

Backcharges pendant la période de responsabilité des défauts

La responsabilité des travaux défectueux peut se poursuivre après la prise en charge, l’achèvement substantiel ou l’achèvement pratique. Différents contrats parlent d’une Defects Notification Period, d’un délai de correction, d’une Rectification Period ou d’un mécanisme similaire.

La responsabilité continue ne permet pas nécessairement à l’Employeur ou à l’Entrepreneur principal de faire intervenir immédiatement des tiers à des tarifs majorés. La partie initialement responsable peut conserver une obligation et une possibilité pratique d’inspecter et de réparer les travaux.

Une charge peut être contestée lorsque la partie responsable :

• n’a pas été informée du défaut ;
• s’est vu refuser l’accès au projet achevé ;
• n’a pas été autorisée à en examiner la cause ;
• était disposée et capable de corriger le travail ;
• a été remplacée avant l’expiration du délai de correction ;
• a été facturée pour des travaux améliorés ou supplémentaires ;
• a été facturée pour des dommages causés par des occupants ou d’autres entrepreneurs.

Une intervention immédiate peut être plus facilement justifiée en cas d’urgence, de risque de sécurité, de dommage actif, de refus de se présenter, d’échec répété de réparation ou d’expiration du délai de correction applicable.

L’objet contractuel plus large et l’administration de cette étape sont expliqués dans la période de responsabilité des défauts en construction. Pour une analyse spécifique aux backcharges, voir les backcharges pendant la période de responsabilité des défauts et le droit de réparer.

Comment FIDIC, AIA, NEC et JCT traitent les backcharges

Les principaux formulaires standards n’utilisent pas tous le mot « backcharge », et leurs procédures ne doivent pas être considérées comme interchangeables. Le tableau suivant propose une traduction de haut niveau du terme informel vers les mécanismes contractuels pertinents.

Formulaire standard	Mécanismes pertinents	Point procédural principal	Guide détaillé
FIDIC	Travaux correctifs, rejet, essais, défaut de remédier aux défauts, Notice to Correct, réclamations de l’Employeur, accord ou détermination de l’Engineer, certification du paiement et remèdes de résiliation.	Identifier le livre FIDIC exact et l’édition, les Particular Conditions, la notification requise, l’occasion de remédier, la procédure de réclamation, la valorisation et la base de toute déduction.	Procédure FIDIC de travaux correctifs et de backcharge
AIA	Correction des travaux non conformes, droit du Owner d’exécuter les travaux après le délai de notification applicable, certification retenue ou annulée, coûts de correction et Claims.	Séparer la procédure Owner–Contractor sous A201 de la relation Contractor–Subcontractor sous A401 ou le sous-traité signé.	Règles AIA A201 et A401 sur les coûts de correction
NEC	Notification of Defects, accès, délais de correction des défauts, acceptation des défauts, évaluation des défauts non corrigés et paiement selon l’option principale ou le formulaire de sous-traitance choisi.	Utiliser les processus définis par NEC et distinguer les obligations ECC des obligations de sous-traitance ECS ou ECSS.	Évaluation du coût des défauts non corrigés selon NEC4
JCT	Instructions, travaux non conformes au contrat, remise en état des défauts, déductions appropriées, questions de loss and expense, avis de paiement et pay-less notices.	Identifier le formulaire JCT exact et son édition, et distinguer le droit substantiel au coût du respect de la procédure de notification de paiement applicable.	Instructions JCT et déductions sur paiement

FIDIC

Les contrats FIDIC traduisent généralement le concept de backcharge au moyen de dispositions relatives aux travaux correctifs, au rejet, aux essais, aux défauts, au défaut de remédier, aux avis, aux réclamations, à l’accord ou à la détermination, à la certification du paiement et à la résiliation. La procédure exacte diffère entre les formulaires de 1999, les secondes éditions 2017 réimprimées en 2022, le livre choisi et toute Particular Conditions.

Une instruction ou un NCR ne doit pas être présumé constituer tous les avis ou réclamations exigés par le contrat. De même, un remède côté Employeur contre l’Entrepreneur principal ne doit pas être considéré comme un remède automatique de l’Entrepreneur principal contre un Sous-traitant.

AIA

L’AIA A201–2017 contient des procédures expresses concernant les travaux non conformes, la correction, le droit du Owner d’exécuter les travaux après notification, la retenue de certification dans la mesure raisonnablement nécessaire, et le droit de l’Entrepreneur de contester l’action ou le montant par la procédure de Claims.

Les relations de sous-traitance AIA nécessitent une analyse distincte sous A401–2017 ou le sous-traité signé. Le contrat principal et le sous-traité peuvent contenir des obligations répercutées, mais les parties doivent tout de même identifier la disposition réelle du sous-traité autorisant la correction, le recouvrement, la retenue ou la déduction.

NEC

NEC4 utilise des processus définis de gestion des défauts plutôt qu’une procédure générique de backcharge. Le Supervisor et l’Entrepreneur ont des rôles dans la notification des défauts, l’Entrepreneur doit corriger les défauts notifiés dans le délai de correction applicable, et le contrat contient des mécanismes pour traiter les défauts qui restent non corrigés.

Les conséquences sur le paiement dépendent de l’option principale NEC choisie, du fait que le coût soit traité comme Defined Cost ou Disallowed Cost, du formulaire ECC ou de sous-traitance pertinent, et de tout avenant. Un défaut au titre du contrat principal n’est pas automatiquement un défaut au titre du sous-traité, car le Main Contract Scope et le Subcontract Scope peuvent différer.

JCT

Les formulaires JCT traitent les questions connexes au moyen d’instructions, du respect des Contract Documents, de la remise en état des défauts pendant la Rectification Period, des déductions appropriées, des avis de paiement et des pay-less notices. Le mécanisme exact varie entre le Standard Building Contract, le Design and Build Contract, l’Intermediate Building Contract, les formulaires Minor Works et leurs sous-traités.

Lorsque le régime de paiement applicable exige un pay-less notice valide, un Employeur ou un Entrepreneur peut disposer d’un argument de coût substantiel tout en échouant malgré tout à réduire le montant payable dans un cycle de paiement donné si l’avis de paiement requis n’a pas été émis correctement et à temps.

Flux de travail pratique d’un backcharge de construction

Un processus de backcharge discipliné doit séparer les étapes techniques, contractuelles, de coût et de paiement.

• Étape 1 : Confirmer les parties contractantes et le contrat signé.
• Étape 2 : Identifier l’obligation alléguée, la violation et la responsabilité de la portée.
• Étape 3 : Conserver les photos, inspections, essais, avis et documents de programme.
• Étape 4 : Émettre l’instruction correcte, l’avis de défaut ou l’avis contractuel.
• Étape 5 : Permettre l’inspection, l’accès et l’occasion requise de corriger.
• Étape 6 : Consigner tout refus, absence, réparation infructueuse ou urgence.
• Étape 7 : Définir la portée de remplacement et séparer correction et amélioration.
• Étape 8 : Obtenir un prix raisonnable ou des devis compétitifs lorsque cela est possible.
• Étape 9 : Enregistrer les coûts réels de main-d’œuvre, matériel, matériaux, essais et sous-traitance.
• Étape 10 : Évaluer la causalité, l’atténuation, les crédits, la responsabilité partagée et l’amélioration.
• Étape 11 : Émettre une ventilation détaillée du coût proposé ou final.
• Étape 12 : Suivre les procédures applicables de réclamation, certification et paiement.
• Étape 13 : Enregistrer si le montant est proposé, contesté, accepté, évalué, déduit, payé ou soumis au règlement des litiges.

Un journal structuré de backcharge de construction aide les équipes commerciales à suivre les avis, délais de correction, preuves, évolution des coûts, objections, traitement du paiement et résolution finale.

Comment répondre à un backcharge proposé

Le destinataire devrait éviter d’ignorer l’avis, même s’il considère la charge invalide. Une réponse initiale pratique peut :

• accuser réception sans admettre de responsabilité ;
• réserver tous les droits contractuels et légaux ;
• demander la clause invoquée et la base contractuelle ;
• demander les preuves techniques et le détail des coûts ;
• indiquer si les travaux seront inspectés ou corrigés ;
• demander l’accès à la zone concernée ;
• identifier les objections de portée, causalité ou amélioration ;
• contester un délai de correction insuffisant ;
• s’opposer séparément à toute déduction de paiement proposée ;
• émettre toute réclamation, notification de litige ou réponse de paiement requise.

La réponse doit distinguer la coopération technique de l’acceptation de la responsabilité financière. Une partie peut accepter d’inspecter ou de protéger les travaux sans admettre que le défaut allégué ou le coût résultant relève contractuellement de sa responsabilité.

Backcharges, retenue et compte final

La retenue et les backcharges sont des mécanismes commerciaux distincts. La retenue est un pourcentage ou montant convenu conservé en vertu des dispositions de paiement comme garantie de performance et d’achèvement. Un backcharge est un recouvrement allégué d’un coût particulier.

L’existence d’une retenue ne prouve pas automatiquement qu’un backcharge contesté peut en être prélevé. Le contrat, les avis de paiement, le processus de certification, l’accord de compte final et toute formulation de libération ou de renonciation doivent être examinés. Voir la retenue en construction pour l’objet et l’administration distincts des sommes retenues.

Au stade du compte final, les backcharges non résolus doivent être listés individuellement plutôt que dissimulés dans une seule déduction inexpliquée. Les parties doivent consigner si chaque montant est accepté, retiré, réservé, contesté, soumis ou réglé.

Guides et outils détaillés sur les backcharges

Cet article constitue le guide central neutre quant au contrat. Les ressources suivantes traitent plus en détail des questions contractuelles et pratiques plus ciblées :

• Backcharges dans les contrats de construction FIDIC
• Backcharges sous AIA A201 et A401
• Backcharges et défauts non corrigés sous NEC4
• Backcharges, instructions et déductions sur paiement sous JCT
• Modèle de Backcharge Notice pour sous-traitants de construction
• Modèle de journal de backcharge de construction
• Déduction de backcharge sur un IPC de Sous-traitant
• Comment contester un backcharge de construction inapproprié
• Notice to Correct avant un backcharge de construction
• Backcharges pendant la période de responsabilité des défauts
• Modèle et calculateur de ventilation des coûts de backcharge

Conclusion

Un backcharge de construction n’est pas établi simplement par l’émission d’un document intitulé « Backcharge Notice ». La partie qui facture doit établir l’obligation contractuelle, la violation alléguée, la responsabilité, la causalité, le respect de la procédure de correction, le droit d’intervenir et le coût raisonnable engagé.

La question du paiement doit ensuite être examinée séparément. Même lorsqu’une partie peut avoir une réclamation valable pour coût correctif, le contrat ou le droit applicable peut exiger une certification, une détermination, une notification, une compensation ou des procédures de paiement supplémentaires avant que le montant puisse être déduit d’un paiement intermédiaire.

Ne commencez pas par le mot informel « backcharge ». Commencez par les parties, le contrat signé, la défaillance alléguée, le processus de correction, les preuves, les règles de valorisation et le mécanisme de paiement.

Cet article fournit des informations générales sur l’administration des contrats de construction et ne constitue pas un avis juridique. Les contrats signés, les Particular Conditions, les avenants, la législation impérative sur les paiements et le droit applicable régissent chaque projet.

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RÉFÉRENCES

FIDIC Construction Contract, Second Edition 2017, Reprinted 2022 with Amendments

FIDIC Contracts Guide, Second Edition 2022

AIA Document A201–2017: General Conditions of the Contract for Construction

AIA Contract Documents: Owner’s Right to Carry Out the Work

AIA Contract Documents: Rejection and Correction of Work

NEC Contracts: Defining and Managing Defects in the NEC4 ECC

NEC Contracts: NEC4 ECSS Payment Provisions

JCT: Making Good with Rectification Periods

JCT Explains: Interim Payments and Pay-Less Notices

JCT Design and Build Contract 2024 Edition: A Year On