Modèle de registre des backcharges pour les coûts des sous-traitants et les déductions IPC

Un registre des backcharges consigne chaque backcharge de sous-traitant proposée ou confirmée, depuis l’avis initial et le délai de remédiation jusqu’à l’évaluation des coûts, l’approbation, le litige, la déduction IPC, l’annulation et la clôture. Le registre distingue les montants estimés, approuvés, contestés, déduits et restants afin de constituer une trace commerciale vérifiable et d’éviter les déductions de paiement en double.

Modèle de registre des backcharges de construction principal

Le registre principal suivant est conçu pour l’usage normal d’un projet. Il contient les champs nécessaires pour identifier la backcharge, suivre le délai de remédiation, distinguer les montants financiers et rapprocher chaque déduction avec le certificat de paiement intermédiaire du sous-traitant concerné.

Les exemples d’entrées sont fournis à titre illustratif uniquement.

Pour les projets de plus grande envergure, un registre des backcharges étendu peut également inclure le numéro de sous-contrat, la clause applicable, le membre de l’équipe responsable, la référence de l’avis de paiement, l’historique des approbations internes, la réponse du sous-traitant, le lien vers les pièces justificatives, le montant accepté, la date de clôture et l’historique des annulations.

Ce que suit un registre des backcharges

Un registre des backcharges relie l’événement technique à ses conséquences commerciales et de paiement. L’enregistrement commence normalement lorsqu’un défaut, une omission, un dommage, un problème lié à un retard ou un manquement à une obligation est identifié et qu’un avis est émis.

L’entrée doit ensuite suivre l’affaire pendant le délai de remédiation, l’intervention de l’entrepreneur, l’évaluation des coûts, l’examen interne, la réponse du sous-traitant, l’approbation, la déduction de paiement et la clôture. Le statut doit décrire l’étape commerciale actuelle — et pas seulement le fait que le défaut technique initial soit encore ouvert.

Par exemple, les travaux physiques peuvent déjà avoir été corrigés alors que le coût reste à l’étude ou contesté. Dans ce cas, le dossier technique peut être clos tandis que le registre des backcharges reste ouvert.

Options de statut recommandées pour les backcharges

Ne supprimez pas les entrées retirées, annulées ou rejetées. Leur conservation dans le registre préserve l’historique d’audit et explique pourquoi un montant figurant dans un rapport antérieur n’apparaît plus dans l’évaluation du paiement du sous-traitant.

Champs financiers clés d’un registre des backcharges

Les colonnes financières doivent distinguer une estimation préliminaire d’un montant prêt à être traité au paiement :

• Montant estimé : la prévision initiale avant l’achèvement des travaux correctifs et des coûts associés.
• Coût réel : la main-d’œuvre, les matériaux, les engins, les prestations spécialisées et les autres coûts récupérables enregistrés et appuyés par les dossiers du projet.
• Montant approuvé : le montant autorisé selon la procédure d’approbation commerciale du projet.
• Montant contesté : le montant contesté ou non accepté par le sous-traitant.
• Déduction IPC en cours : le montant inclus dans l’évaluation de paiement en cours.
• Total déduit à ce jour : le montant cumulé déduit dans tous les IPC précédents et actuels.
• Solde restant : le montant approuvé qui n’a pas encore été déduit.

Lier le registre des backcharges à l’IPC du sous-traitant

Le contrôle le plus important est un numéro d’avis de backcharge cohérent. La même référence doit figurer sur l’avis initial, l’avis final de coût, le détail des coûts de backcharge, le registre des backcharges, la ligne de déduction IPC du sous-traitant, l’avis de paiement ou l’avis de retenue, ainsi que le dossier du compte final.

Le registre doit indiquer à la fois le montant total approuvé et le total déduit à ce jour. Cela évite qu’un même montant approuvé soit déduit intégralement plus d’une fois.

Par exemple :

• Backcharge approuvée : $12,000
• Déduite dans l’IPC 10 : $5,000
• Déduite dans l’IPC 11 : $4,000
• Solde restant : $3,000

L’IPC suivant ne devrait donc déduire pas plus que les $3,000 restants, sauf si le montant approuvé est officiellement révisé. L’équipe commerciale doit également enregistrer tout crédit, annulation, règlement ou réduction ultérieur sous la même référence d’avis.

Avant d’ajouter une ligne à l’IPC, vérifiez la procédure contractuelle applicable, émettez l’avis de backcharge requis, justifiez le montant et enregistrez la déduction approuvée conformément à la procédure d’évaluation IPC du sous-traitant du projet.

Registre des backcharges versus registre NCR

Un registre NCR suit une non-conformité technique, sa cause, l’action corrective, l’inspection et la clôture. Un registre des backcharges suit la récupération commerciale des coûts, l’approbation, le litige et le traitement du paiement.

Un seul rapport de non-conformité peut être corrigé sans générer de backcharge. À l’inverse, une backcharge peut regrouper des coûts issus de plusieurs NCR, photographies, instructions, relevés de main-d’œuvre ou factures de spécialistes.

Les deux registres doivent être reliés par un numéro de référence, mais ne doivent pas être considérés comme le même document.

Pièces justificatives et contrôles des backcharges

Chaque entrée doit renvoyer aux dossiers nécessaires pour expliquer l’événement, la responsabilité, le coût, l’approbation et le traitement du paiement :

• Avis de backcharge et avis de correction.
• Instruction de chantier et correspondance associée.
• NCR, photographies, rapports d’inspection et rapports journaliers.
• Feuilles d’heures de main-d’œuvre, relevés d’engins, factures de matériaux et devis de spécialistes.
• Décomposition des coûts et approbation commerciale interne.
• Réponse du sous-traitant ou avis de contestation.
• Page IPC pertinente et avis de paiement ou avis de retenue.
• Règlement, annulation, retrait ou dossier de clôture.

Avant de clôturer chaque IPC mensuel, le métreur ou le responsable commercial doit confirmer que :

• les coûts estimés et réels sont enregistrés séparément ;
• la déduction ne dépasse pas le montant approuvé ;
• les déductions précédentes ont été reportées ;
• le solde restant est mathématiquement correct ;
• les montants contestés ne sont pas présentés comme des déductions approuvées ;
• les crédits et annulations ont été saisis ; et
• la retenue et les backcharges restent des postes de paiement distincts.

Les erreurs courantes consistent à n’enregistrer que la réclamation initiale, à modifier le numéro d’avis entre les documents, à répéter la déduction sur plusieurs IPC, à laisser ouverts des avis déjà corrigés, à omettre d’enregistrer les annulations et à considérer l’inscription au registre comme une preuve de responsabilité.

Conseils spécifiques au contrat pour les backcharges

La procédure correcte d’avis, de remédiation, d’évaluation, de certification et de déduction dépend du sous-contrat et du droit applicable. Pour des explications propres au contrat, consultez les guides Quollnet sur les backcharges FIDIC, les backcharges AIA, les backcharges NEC et les backcharges JCT.

Un sous-traitant contestant une déduction non étayée, en double ou entachée d’un vice de procédure doit conserver ses avis, ses relevés de paiement, ses preuves à l’appui et ses objections contractuelles. Voir le guide sur la manière de contester une backcharge de construction irrégulière.

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RÉFÉRENCES

Backcharges dans les contrats de construction

Modèle d’avis de backcharge de construction

Modèle de décomposition des coûts de backcharge et calculateur

Déduction de backcharge sur un IPC de sous-traitant

Modèle de registre NCR de construction

Avis dans les délais en construction

AIA : gestion de l’allocation pour imprévus

FIDIC : travaux de génie civil et de construction — dossiers contemporains et justification

Documents contractuels AIA : formulaires de paiement de construction et de dossier de projet