Como Criar um Fluxo de Caixa de Projeto para Empreiteiros

Gerenciar o fluxo de caixa é fundamental para empreiteiros que atuam em projetos de construção. Um plano de fluxo de caixa de projeto preciso permite acompanhar custos, planejar pagamentos e garantir que o projeto permaneça financeiramente viável. Este guia ajudará você a entender como criar um fluxo de caixa de projeto, incorporando componentes importantes como condições contratuais, planejamento de atividades, custos indiretos e ajustes financeiros como retenção, work in excess of billing (WIEB) e adiantamentos.

1. Entendendo as Principais Condições Contratuais

O contrato principal contém vários termos que afetam diretamente o fluxo de caixa. Como empreiteiro, você deve estar ciente dessas condições, pois elas orientarão o timing e a estrutura das entradas e saídas de caixa do seu projeto:

• Prazo para Pagamento : O período entre o envio de uma fatura e o recebimento do pagamento do cliente (por exemplo, 30 ou 60 dias).
• Retenção : Uma porcentagem de cada pagamento retida pelo cliente até que determinados marcos sejam atingidos. Normalmente, ela é liberada em duas etapas:
  • Na Entrega : Uma parte da retenção é liberada quando a atividade é concluída.
  • No Final do Período de Responsabilidade por Defeitos (DLP) : O restante é liberado após a conclusão do DLP, durante o qual quaisquer defeitos devem ser corrigidos.
• Adiantamento : Alguns contratos incluem um adiantamento ao empreiteiro no início do projeto. Esse adiantamento normalmente é descontado dos pagamentos subsequentes de forma proporcional.

2. Identificar Constantes Financeiras

Antes de iniciar os cálculos de fluxo de caixa, você deve definir certos parâmetros financeiros:

• Taxa de Juros ou Taxa de Retorno Desejada (ROR) : Esta é a taxa de juros que você usará ao calcular o fluxo de caixa acumulado.

3. Planejamento das Atividades do Projeto

Cada projeto deve ser dividido em atividades individuais. Para cada atividade, considere os seguintes fatores:

• Data de Início e Duração : Quando a atividade começará e por quanto tempo ela durará.
• Período de Trabalho e Períodos sem Trabalho : Algumas atividades podem envolver mobilização ou fabricação, nas quais não há trabalho em campo, mas há custos incorridos.
• Custo de Cada Atividade : Determine o custo total de cada atividade (por exemplo, escavação, fundações etc.).
• Percentual Subcontratado : Determine quanto do trabalho é subcontratado. O trabalho subcontratado costuma estar sujeito a retenção, WIEB e ajustes de adiantamento.
• Work in Excess of Billing (WIEB) : WIEB refere-se ao trabalho que foi concluído, mas ainda não foi faturado. Isso afetará os fluxos de caixa nos ciclos de faturamento subsequentes.

4. Gerenciando Custos Indiretos

Custos indiretos referem-se a despesas gerais que não estão diretamente ligadas a atividades específicas, mas são necessárias para a execução do projeto. Eles incluem:

• Recursos Humanos : Salários de pessoal administrativo, supervisores de obra etc.
• Equipamentos : Custos de locação, operação e manutenção de equipamentos.
• Mobilização Temporária : Implantação de infraestrutura temporária, como escritórios de obra.

Para considerar os custos indiretos no fluxo de caixa, você pode criar "atividades fictícias" que distribuam os custos ao longo de sua duração. Por exemplo, escritórios temporários de obra podem gerar custos durante todo o projeto, enquanto equipamentos podem ser necessários apenas em determinadas fases.

Processo de Fluxo de Caixa Passo a Passo

A. Criando um Fluxo de Caixa de Trabalho para Cada Atividade

Você pode usar fórmulas matemáticas para prever melhor a distribuição do fluxo de trabalho de cada atividade: neste

Para cada atividade, calcule o fluxo de caixa usando as seguintes etapas:

1. Data de Início e Duração : Determine quando a atividade começa e por quanto tempo ela durará.
2. Distribuição do Custo : Divida o custo total da atividade por sua duração para obter o custo do período. obs.: esta é uma estimativa de que o custo é distribuído igualmente. Isso não é verdade na maioria dos casos. Por esse motivo, uma aplicação como CASHFLOWPOT.com pode ajudá-lo a fazer uma distribuição em curva mais precisa.

   Monthly Activity Cost = Total Activity Cost / Duration (Months)

3. Trabalho Subcontratado : Para trabalho subcontratado, considere WIEB, retenção e adiantamentos nos cálculos de fluxo de caixa.
4. Ajuste de WIEB : O work in excess of billing para atividades subcontratadas precisa ser transferido para o fluxo de caixa do período seguinte:

   Work Cash Flow = (1 - WIEB) * Work of Previous Period + Work of Current Period * WIEB

B. Calculando a Saída de Caixa de Cada Atividade

As saídas de caixa incluem o custo da atividade, retenção e deduções de adiantamento. A fórmula da saída é a seguinte:

Outflow = Activity Cost - Retention (for this period) - Advance Payment (if applicable)

O work in excess of billing (WIEB) não deve ser incluído na saída de caixa do período atual, mas переносится para o próximo período de faturamento.

C. Fluxo de Caixa Total do Trabalho e Saída Total

Para obter o fluxo de caixa total do trabalho e a saída total em um determinado período, some os fluxos de caixa e as saídas de todas as atividades:

Total Work Cash Flow = ∑ (Monthly Cash Flow for each activity)Total Outflow = ∑ (Monthly Outflow for each activity)

D. Gerando a Entrada de Caixa do Projeto

A entrada de caixa representa o valor faturado ao cliente, ajustado por WIEB, retenção e recuperação de adiantamento:

Inflow = (1 - WIEB) * Work of Previous Period * % Subcontracted         + Work of Current Period * WIEB * % Subcontracted         + Work of Current Period * (1 - % Subcontracted)

Após calcular a entrada de caixa, deduza a retenção e qualquer recuperação de adiantamentos.

E. Fluxo de Caixa Líquido e Fluxo de Caixa Acumulado

Calcule o fluxo de caixa líquido subtraindo as saídas das entradas:

Net Cash Flow = Inflow - Total Outflow

Para calcular o fluxo de caixa acumulado, considere a taxa de juros ou o retorno desejado sobre o investimento:

Cumulative Cash Flow = ∑ (Net Cash Flow * (1 + Interest Rate))

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Exemplo de Cálculo de Fluxo de Caixa

Vamos considerar um projeto com as seguintes condições:

• O trabalho de fundação começa no Mês 1 e dura 3 meses, com custo total de $200.000.
• 80% do trabalho de fundação é subcontratado, enquanto 20% é executado diretamente pelo empreiteiro. A parcela subcontratada está sujeita a retenção, WIEB e adiantamento.
• O Work in Excess of Billing (WIEB) é de 10%, o que significa que 10% do trabalho subcontratado no Mês 1 será transferido para o Mês 2 para faturamento.
• A retenção é de 5%, com 50% liberados na entrega e 50% no final do Defect Liability Period (DLP).
• Um adiantamento de $50.000 foi concedido ao subempreiteiro, a ser descontado de forma proporcional.

Detalhamento do Mês 1

1. Trabalho Executado no Mês 1:

Custo mensal total: $66.667 ($200.000 / 3 meses).

Parcela Subcontratada (80%) :

66,667 * 0.8 = 53,334

Parcela do Empreiteiro (20%) :

66,667 * 0.2 = 13,333

2. Work in Excess of Billing (WIEB):

10% do trabalho subcontratado será faturado no Mês 2.

WIEB = 53,334 * 0.1 = 5,333

Valor Faturado do Trabalho Subcontratado no Mês 1 :

53,334 - 5,333 = 48,001

3. Retenção:

A retenção para a parcela subcontratada é de 5%.

Retention = 48,001 * 0.05 = 2,400

4. Dedução do Adiantamento:

O adiantamento de $50.000 é distribuído igualmente em 5 pagamentos:

Advance Payment Deduction = 50,000 / 5 = 10,000

5. Cálculo da Saída de Caixa:

Saída de Caixa Subcontratada no Mês 1 :

Outflow = 48,001 - 2,400 (Retention) - 10,000 (Advance Payment) = 35,601

Saída de Caixa do Empreiteiro (não afetada por WIEB ou retenção):

Outflow = 13,333

6. Saída Total de Caixa no Mês 1:

Saída Total de Caixa :

Total Outflow = 35,601 (Subcontracted) + 13,333 (Contractor's Portion) = 48,934

A saída total de caixa no Mês 1 é de $48.934.