إتقان عملية إعداد المناقصات الإنشائية: دليل خطوة بخطوة

ما هي المناقصة في البناء؟

المناقصة هي عرض رسمي يقدمه المقاول لتنفيذ مشروع بناء أو تقديم خدمات بسعر وشروط محددة مسبقًا. تتضمن عملية المناقصة استلام وتقييم العروض لاختيار المقاول الأنسب بناءً على التكلفة والخبرة والجدول الزمني.

الالتزامات القانونية للمناقص

تقديم المناقصة يلزم المقاولين قانونيًا بالشروط المذكورة في عرضهم. في العديد من المناطق، يؤدي تقديم المناقصة إلى إنشاء علاقة تعاقدية (تعرف باسم "العقد أ") تتطلب من مقدمي العروض الوفاء بالتزاماتهم أو مواجهة عقوبات قانونية.

الخطوة 1: دعوة لتقديم العطاءات (ITB)

عند استلام المقاولين لدعوة لتقديم العطاءات، يجب عليهم الشروع فورًا في الإجراءات التالية:

مراجعة المستندات: جمع وتحليل مستندات المناقصة (الرسومات، المواصفات، الشروط التعاقدية، الإضافات، ملاحظات زيارة الموقع).
إدخال سجل المناقصات: تسجيل تفاصيل المناقصة، مواعيد التقديم النهائية، والجهات الرئيسية في سجل المناقصات الخاص بالشركة.
إخطار داخلي: إبلاغ الإدارة العليا والموظفين الفنيين والتجاريين الرئيسيين.

الخطوة 2: قرار تقديم العطاء (تقييم ما قبل العطاء)

يحدد تقييم شامل جدوى المشروع وربحيته:

القدرة التقنية

تقييم خبرة الشركة مقابل متطلبات المشروع.
تحديد المسوحات أو الاختبارات أو التصاميم المتخصصة التي تتجاوز القدرات الحالية.

القدرة المالية

تأكيد توفر التمويل والضمانات والتأمين.
التحقق من قوة الشركة المالية لدعم ضمانات العطاء، وضمانات الأداء، والتأمينات اللازمة للمشروع.

ملف المخاطر التعاقدية

تقييم الشروط التعاقدية للمخاطر (العقوبات، بنود المسؤولية، فترات العيوب الممتدة).
تسليط الضوء على العناصر عالية المخاطر التي تؤثر على الربحية.

الموقع والوصول إلى الموقع

تقييم بعد الموقع، والطقس، والتحديات الجيولوجية.
مراجعة اللوائح المحلية وقيود الأمان.

توفر الموارد

التحقق من توفر الموارد البشرية، والمقاولين المتخصصين، والمعدات. تحقق من مدير الموارد المجاني المعروف بمخطط الموارد. مخطط الموارد مفتوح المصدر المجاني. يمكنك معرفة المزيد عن مخطط الموارد هنا
تحديد الآثار المالية للتوظيف الجديد أو شراء المعدات.

حجم المشروع وعبء العمل

ضمان توافق حجم المشروع ومدته مع عبء العمل الحالي.
استخدام طرق تقدير سريعة (مثل التكلفة لكل متر مربع) لتوجيه العطاء.

الاعتبارات الاستراتيجية والسوقية

مواءمة المشروع مع الأهداف طويلة الأجل للشركة.
تحليل المنافسة في السوق ومتطلبات الاستدامة أو المحتوى المحلي.

الخطوة 3: تشكيل فريق المناقصة

إنشاء فريق مخصص لإدارة تعقيد المناقصة:

قسم التقدير الأساسي: المسح الكمي، تقدير التكاليف، إعداد جدول الكميات.
المستشارون المتخصصون: محامو العقود، مهندسو المصانع، وسطاء التأمين، المحللون الماليون، متخصصو الصحة والسلامة والبيئة.

تقسيم الفريق إلى مسارات عمل متخصصة:

تقدير التكاليف
التحليل الفني
مراجعة تعاقدية
هيكلة مالية

الخطوة 4: أنشطة إعداد المناقصة المتوازية

تنسيق الأنشطة المتعددة بكفاءة:

مهام فريق التقدير

المسح الكمي: حساب دقيق للمواد والعمالة والمعدات.
هيكل تقسيم العمل (WBS): تحديد النطاق حسب حزم التجارة، احتياجات المقاولين الفرعيين.
إدارة طلبات الأسعار (RFQ): تتبع عروض الموردين والمقاولين الفرعيين بشكل منهجي.
تجميع جدول الكميات (BOQ): دمج العروض، التحقق من الأسعار، وإضافة الاحتياطيات.

مهام الفريق المالي

ترتيبات الضمان والتأمين: تأمين الشروط الأولية لجميع الضمانات والتأمينات المطلوبة.
توقعات التدفق النقدي: تطوير نموذج تدفق نقدي مفصل بناءً على جدول المشروع.
تحليل تكلفة التمويل: مقارنة بدائل التمويل (القروض، التأجير)، دمج التكاليف في تسعير المناقصة.

مهام الفريق الفني

مراجعة المستندات والاستفسارات: حل الغموض الفني من خلال الاستفسارات الرسمية.
زيارات الموقع: إجراء تفتيش شامل على الموقع، وتوثيق الاعتبارات اللوجستية والبيئية.
التسليمات الفنية: إعداد بيانات الطريقة، وخطط الجودة والصحة والسلامة والبيئة، وبرنامج المشروع.
إدارة المخاطر: إنشاء سجل مخاطر مفصل يتضمن خطط التخفيف والاحتياطيات المالية.

فريق المناقصة الفنية في البناء يتفقد الموقع

الخطوة 5: توحيد عرض المناقصة

دمج جميع التسليمات (جدول الكميات، التقارير الفنية، تقييم المخاطر، تحليل التدفق النقدي) في اقتراح متماسك. ضمان التناسق والدقة عبر جميع الوثائق.

الخطوة 6: إعداد تقديم المناقصة

تنظيم التقديم الخاص بك بشكل رسمي إلى ثلاثة أجزاء:

ضمان العطاء: التحقق من التنسيق والصلاحية.
العرض المالي: جدول كميات مفصل مع تفصيل الأسعار والملخصات.
العرض الفني: تضمين بيانات الطريقة، الجداول الزمنية، المخططات التنظيمية، وثائق الصحة والسلامة والبيئة، والشهادات المطلوبة.

صياغة خطاب المناقصة الرئيسي بوضوح يوضح المؤهلات والاستثناءات والانحرافات والامتثال لشروط المناقصة.

الخطوة 7: مفاوضات ما بعد المناقصة

توقع وتعامل بشكل احترافي مع:

استفسارات العميل: توضيحات بشأن التسعير أو الجدولة أو الحلول الفنية.
اجتماعات التفاوض: مناقشات تحسين القيمة، تعديلات في الجداول الزمنية أو الشروط التعاقدية.
أفضل العروض النهائية: تعديل العروض المالية والفنية حسب الحاجة، وتوثيق جميع التغييرات بوضوح.

الخطوة 8: مراجعة ما بعد المناقصة والتحسين المستمر

سواء فزت أو خسرت، دائمًا:

تسجيل نتائج العطاء، جمع الملاحظات، وتحديد الدروس المستفادة.
إجراء تحليل الفروق بين التقديرات والتنفيذ الفعلي للمشروع.
تحديث قوائم المقاولين الفرعيين، ومعايير التكلفة، وقواعد بيانات إدارة المخاطر للمشاريع المستقبلية.

الخطوة 9: منح العقد وتعبئة المشروع

عند الفوز بالمناقصة بنجاح:

إصدار خطاب القبول بسرعة.
تحويل مستندات المناقصة إلى عقود مشروع قابلة للتنفيذ.
تعبئة الموارد، إنهاء أوامر الشراء، التوظيف، وخطط المشروع التفصيلية المتوافقة مع التزامات المناقصة.